提升档案信息化发展水平 实现远程利用社会共享——河南省数字档案馆建设概述

发布日期: 2020-06-15 10:00:54     来源:中华人民共和国国家档案局  

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  作为河南省档案馆“十三五”期间的重点任务,河南省数字档案馆自建设以来得到了河南省委、省政府的高度重视。河南省数字档案馆建设项目总投资2700多万元,建设周期两年,河南省档案馆专门成立了数字档案馆建设领导小组,将其作为提升档案信息化发展水平的重要平台,全力推进。

建成“一库”“两中心”“三平台”“四保障”
 
  河南省数字档案馆建设目标是依托省政务云和电子政务外网,以先进的信息技术为手段,采用统一规划、分级管理的模式,建成覆盖省、市、县三级档案馆,省直立档单位,以及普惠社会公众的数字档案馆系统,逐步实现数字档案馆、数字档案室档案信息一体化,省、市、县档案信息一体化管理,实现全省档案信息资源远程利用和社会共享服务。具体成果是建成“一库”“两中心”“三个服务平台”“四个保障体系”。“一库”指河南省数字档案馆长期保存的数字档案资源总库;“两中心”指通过新馆、老馆两个机房进行同城备份,建成数字档案备份中心和数字档案查询利用中心;“三个服务平台”指基于局域网的馆藏数字档案资源利用服务平台、基于省电子政务外网的全省数字档案资源共享平台以及基于互联网的开放档案资源查询利用平台;“四个保障体系”指通过对基础设施、标准规范、安全体系、人才队伍建设,为数字档案馆建设提供全面保障。

满足社会各界对数字档案资源的利用需求
 
  河南省数字档案馆建设项目在河南省档案馆新馆和旧馆同时部署,其中新馆作为主业务数据中心,老馆作为备份中心。项目主要建设内容包括标准规范建设、档案应用系统建设、硬件支撑系统建设、机房工程、信息安全保障与管理体系建设、数字资源建设以及人员培训等。
 
  河南省首先依据国家相关标准规范,结合工作实际,初步建立起数字档案馆建设的标准规范体系。包括制定了河南省标准《政务服务网电子文件归档数据规范》;以省“两办”名义印发了《河南省电子文件归档与电子档案管理暂行办法》;制定了《河南省档案馆数字档案资源共享管理暂行办法》等10项规范,使数字档案馆建设和应用有规可依。
 
  同时,逐步建成了包含15个系统的兼具实用性和河南特色的应用系统。基于局域网部署的系统包括馆藏档案管理系统、多媒体档案管理系统、档案数字化加工系统、智能库房管理系统、电子阅览室系统、海量数字档案安全保存系统、智能检索系统,这些应用系统可满足河南省档案馆自身“收、管、存、用”各项业务的开展,实现数字档案资源的安全管理与长期保存,并可提供馆藏档案数字资源利用服务。此外,基于电子政务外网部署的系统包括数字档案室系统、电子档案移交接收系统、全省数字档案信息资源共享系统、河南档案业务网、办公自动化系统、家谱档案管理系统,这些应用系统可满足立档单位对电子文件的管理、归档和移交等业务需求,并提供全省共享档案数字资源服务。基于互联网部署的系统包括数字档案公共查询系统、移动档案服务系统,这些应用系统可提供全省公开档案数字资源服务。基于“三个网”,把15个系统融合成为3个平台,提供3个统一入口地址,数字档案馆建设通过建立覆盖局域网、政务网、互联网的档案信息资源服务体系,满足了档案馆、档案移交单位、社会公众对各类数字档案资源的利用需求,实现了全省各级综合档案馆开放档案信息在互联网上的共享利用、民生档案在政务外网上的跨馆查阅以及各单位对本单位数字档案资源在政务外网上的自助利用服务。
 
  系统建成后,河南省档案馆除了对本馆人员进行培训外,还组织省辖市档案馆业务人员进行集中试用和测试,指导6家省直单位接入数字档案室与移交接收系统开展试点工作。在此基础上,省档案馆举办了全省数字档案馆系统应用培训班,制作了系统使用手册,整理了标准规范汇编,对省直单位和省辖市档案馆的业务人员进行了详细讲解、演示,并辅导其上机操作,取得了很好的效果。这些做法为电子档案的接收、全省数字档案资源共享奠定了基础。
 
打造特色数字档案馆
 
  谈到河南省数字档案馆的特色和亮点,不得不提其搭建的全省范围的家谱档案管理平台。中原地区有着丰富的家谱文献资源,河南省数字档案馆以全省各级档案馆馆藏的家谱档案为基础,通过对家谱档案的全面整理和面向社会的广泛征集,搭建起覆盖范围广泛的家谱档案管理平台。平台兼顾家谱档案管理和家谱档案挖掘、利用需求,通过制定家谱档案元数据标准来规范家谱档案著录,从家族谱影(包括书影封面、像赞、世系图、族徽)、家族名人、家风家训、姓氏字辈、家族遗迹5个方面入手,深入挖掘家谱资源价值。现已将《河南如堂黄氏宗谱》《河南桐柏毛集毛氏家谱》《韩文公门谱》等著录完毕,并从数字人文的角度进行探索挖掘。
 
  在智能检索系统建设方面,河南省数字档案馆建成了基于自然语言处理技术的智能检索系统。系统基于河南省档案馆馆藏资源,通过NLP技术、OCR技术、自然分词、全文检索技术,初步探索智能挖掘、智能归类、智能检索、智能学习的智慧利用模式。该系统同传统的档案管理系统并行使用,深入挖掘河南省档案馆馆藏资源,将关联信息准确有效地从大量结构化和非结构化数据中挖掘出来,进行汇总、统计、分析,并关联形成知识图谱,进而形成档案知识库。同时,智能学习、词库维护等功能可保证后续的扩展性,随着数据量的增加以及学习量加大,利用效果和利用效率将大幅提升。
 
  在创建过程中,河南省数字档案馆积极践行全省资源共享理念,通过基于电子政务网建设的数字档案室及移交接收系统、全省档案资源共享系统实现各级综合档案馆和立档单位间的资源共享。一是通过数字档案室及移交接收系统为立档单位提供了统一的数字文件材料归档、管理、利用、移交平台,借助这一平台,立档单位和档案馆间可共享已进馆档案数据。二是通过制定资源共享办法,依托全省资源共享系统,指导市级档案馆向全省档案资源共享平台上传档案馆指南、专题介绍、开放档案目录及原文,有计划地组织共建具有河南特色的专题资源库,共享政务公开信息、开放档案、编研成果等。三是与省政务服务网深度融合,实现单点登录、一窗受理。通过前端系统接收社会公众的利用请求,在后台处理完毕后再推送给前端用户。四是通过全省档案资源共享平台实现省内馆际间异地查档、跨馆出证。
 
  基于RFID的实体档案管理功能也是河南省数字档案馆的一大亮点。以河南省档案馆新馆建设为背景的智能库房管理系统通过集成RFID设备,利用射频识别技术对馆藏实体档案进行感知、跟踪管理,结合库房3D全景展示,实现库房管理无纸化、档案存储位置图形化、出入库房登记自动化,可直观、快捷地进行库房盘点、档案借阅等操作,实现围绕实体档案的各项工作流程痕迹的物联网化,大大提高库房管理工作的效率和质量。
 
  同时,数字档案馆采用多种手段保障档案资源的安全。比如,从安全物理环境、安全通信网络、安全区域边界、安全计算环境和安全管理制度等多个层面对数字档案馆进行多重防护,从而保障数字档案馆全面安全;基于新馆和老馆两个数据机房间的光纤专线以及异地备份机制,采用“在线同城复制、离线磁带备份”两种方式实现“同城两中心”的应急备份架构设计;在电子档案“收、管、存、用”全流程贯彻四性检测要求,并通过海量数字档案安全保存系统保障数字档案长久保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。
 
  今后,省档案馆将加快在馆内、省直单位和地市应用推广数字档案馆系统,扩大系统使用范围,培育电子档案单套制归档试点,推进原生电子档案的接收;做好PDF等成熟应用格式与OFD格式间的转换和兼容,将5G技术应用在档案信息管理中。